协同办公平台应用常见问题及注意事项

2019-09-06 10:54:20 70

科学有效的管理是现代企业赖以生存、发展的重要基础。信息化建设对企业管理的流程化、规范化、效率提高都有着至关重要的促进作用。协同办公平台与员工的日常工作密切相关,随着应用协同办公平台线上办理的业务量越来越大,大家在使用过程中的疑问也随之增加,信息中心近期根据应用数据监管以及用户提出的疑问,总结出以下常见问题、注意事项及正确的操作方法供大家参考。

一、流程应用中常见问题及正确操作

        1、当前流程应用存在最严重的问题是终止流程原因选择不符合事实,随意终止重新发起。

  【案例情形】

  流程发起在审核过程中有业务要求整改,审批人将流程回退或者是发起人发现错误主动撤回了流程后,终止流程系统要求选择原因,发起人便随意选择与事实不符合的终止原因,将流程直接终止另起新流程发起。导致同一项业务审批办理痕迹不在同一流程中体现。导致终止的作废数据给系统服务器带来存储负担。

  【正确应用操作】

  流程中心—我的待办流程,这个菜单中存放的是您账号上:等待您审批的流程、被退回的流程、撤回的流程、暂存的流程。当流程被退回、撤回、暂存时,发起人到这个菜单中找到对应流程点【办理】,来到流程发出前的界面,按需要整改后提交流程继续审核。

系统在终止流程时,有明确弹窗提示:终止原因【此业务不再办理】、【选错了对应的流程】,除了这两种原因不允许终止流程再重新发起,请如实选择对应的原因。如下图:

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       2、项目管理系统—客户管理—供应商、分包商信息审核流程发起后,不能随意终止,若出现流程被回退一定要在原流程修改。原因是供应商、分包商系统表单中【纳税识别号】字段作为数据防重复录入的关键识别,当录入纳税识别号的流程终止后再另发起系统会检测到此纳税识别号已经存在无法重复提交。由此得出,系统流程终止原因弹窗选择应如实选择,有错误整改,不再办理才终止。此项操作也是为了更精准的建立整个集团范围内的供应商、分包商信息库做的系统防重复管理设置,请发起人、相应审批人引起足够重视。

       3、流程一直停滞状态

  【案例情形及解决方法】

  第一,被退回的流程,此业务不再办理,流程一直停留在发起人节点,状态是【处理中】,这样的流程请按实际业务办理需要结束流程。

  第二,暂存流程请及时提交办理,如遇到不再使用的情况,请按(不再办理此业务)的原因终止流程。

  第三,审批人迟迟收到流程不及时审批,导致流程停滞,此时发起人应催办尽快完成。

  4、【提问情形】

  有用户提问到,被回退流程完成整改后能不能直送提交至回退的审批人?

  【解答】

  不能,因为流程之所以被回退肯定是有需要改动的地方,若是改动后直接提交给了回退流程的审批人,比如是流程中的第三个审批人(审批人3),那么前边两个(审批人1和审批人2)就无法获取发起人修改的信息了,此时业务审批存在漏洞。由此看来,系统流程功能上融入了公司管理的要求,所以请按流程设置方式从审批人1开始提交审核。

二、系统账户及安全问题

  1、当前新项目管理系统与协同办公系统账户在【协同办公平台】的账户是一致的,申请项目人员账号的流程发起,权限是项目经理可以发起办理。填写姓名、电话、身份证号码等信息时要注意核实准确,避免错误信息和同音异字的情况出现。

  2、账户安全:请收到账户信息后,第一次登陆及时修改初始密码,保证系统账户安全,若长时间使用初始密码导致账户被锁定,将按管理制度严格处罚。请将数据安全视同项目现场的施工安全,不容忽视。

  3、在同一台电脑多账户登录,需要彻底关闭浏览器再重新打开平台地址登陆。请将您的浏览器设置为关闭时自动清理缓存。设置路径:以360浏览器为例,浏览器设置菜单—清除上网痕迹,如下图勾选:

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三、(新)项目管理系统中,关于材料库中选不到的材料,系统已优化增加了【新增材料申请流程】,请按以下路径填报并经过对应流程审批人审核通过后自动加入系统材料库,即可选择使用。

  权限:项目部合同管理员、预算员、会计员

  路径:合同管理—(大宗)材料采购合同签约管理—新增材料申请流程。

  此处有用户提出安装材料零碎,型号繁多,依据合同实际签约情况以及项目的型号管控细度按分类增加材料即可。

  系统中的材料库是公司的材料编码材料库形成的初级阶段,只有靠大家的点滴积累才能逐步完善公司的材料管控类目。请相关申请人和审批人引起足够重视严谨对待,才能保证积累成更高质量的材料库数据。